Tietosuojaseloste
Vitikkalan Suku r.y.
www.vitikkalansuku.fi
14.10.2018
Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Nimi Vitikkalan Suku ry
Suvunvanhin Leena Kiili, leena.kiili@kopteri.net, 0503684644
Muut yhteystiedot www.vitikkalansuku.fi
Yhteyshenkilö rekisteriasioissa
Kirjuri Tuula Koskenvaara-Loikkanen, 0405150571, tuula@iki.fi
Rekisterien nimet
1. Vitikkalan Suku ry:n Sukutietorekisteri
2. Vitikkalan Suku ry:n yhteystietorekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) määräämä velvoite ylläpitää jäsenluetteloa sekä jäsenmaksutietojen ja yhteystietojen ylläpito yhdistyksen toimintaa varten.
Rekisterien käyttötarkoitus
Rekisteröityjä ovat Vitikkalan Suku ry:n varsinaisiksi tai kunniajäseniksi hyväksymät henkilöt.
1. Sukutietoreksiteriin tallennetaan ne tiedot, jotka jäseneksi hyväksytty ja asianomainen henkilö on itse antanut yhdistyksen käytettäväksi. Nämä tiedot eivät ole nähtävissä verkkosivustolla vaan talletetaan erilliseen stand alone sovellukseen.
Rekisteriin kerätään seuraavat tiedot täyttämällä Perhekorttilomake.
Perhekorttilomakkeen tiedot:
Suvun jäsen Sukunimi (alkuperäinen)
Sukunimi (nykyinen)
Etunimet Syntymäaika ja -paikka
Kuolinaika ja -paikka
Ammatti/t Lähiosoite
Postinumero / postitoimipaikka
Suvun jäsenen puoliso
Vihkimisaika ja -paikka tai avioliitto vuonna
Avioero vuonna
Sukunimi (naisen tyttönimi)
Puolison etunimet
Puolison syntymäaika ja -paikka
Puolison kuolinaika ja -paikka
Puolison ammatti
Suvun jäsenen vanhemmat:
Isän sukunimi
Isän etunimet
Isän syntymäaika ja -paikka
Isän kuolinaika ja -paikka
Isän ammatti
Äidin tyttönimi
Äidin etunimet
Äidin syntymäaika ja -paikka
Äidin kuolinaika ja -paikka
Äidin ammatti
Suvun jäsenen lapset
Nimi
Syntymäaika
Ammatti
Antamani tiedot saa julkaista Kyllä Ei
Sukutietorekisterin tietojen käyttötarkoitus on ylläpitää sukutietoja ja käyttää tietoja mahdollisissa tulevissa julkaisuissa.
2. Yhteystietorekisteri
Pakollisia tietoja ovat:
Etunimi Sukunimi
Sähköpostiosoite sekä sukuhaara
Jäsen voi myös vapaaehtoisesti täyttää seuraavat tiedot
Salasana , puhelinumero, postinumero sekä postitoimipaikka
Yhteystietoja käyttö
Yhteystietoja käytetään sähköisessä kommunikoinnissa suvun rekisteröityjen jäsenten kanssa.
Suvun jäsenet antavat reksiteriin omat tietonsa ja voivat niitä itse ylläpitää tai ilmoittaen muutoksista jäsenrekisterin hoitajalle.
Tapahtumien yhteydessä voidaan tapahtuman luonteesta riippuen kerätä ilmoittautuneilta esim. puhelinnumero tai muita tietoja. Tapahtumiin ilmoittautumisten yhteydessä kerättyjä tietoja ylläpidetään sähköisessä yhteystietorekisterissä. Merkittävien tapahtumien kuten sukukokousten osallistujaluettelot arkistoidaan yhdistyksen arkistoon.
Tekninen käsittely
Yhdistyksen arkistossa säilytetään tiedot jäsenistä. Jäsenrekisteri on sukuneuvoston nimeämällä henkilöllä. Yhteystietorekisteri on kirjurilla.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Jäsen-, yhteystieto- tai jäsenmaksurekisterin tietoja ei luovuteta kaupalliseen tarkoitukseen tai kolmansille osapuolille. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterien suojauksen periaatteet
Jäsentietoja sisältävien rekisterien käyttöoikeus on Vitikkalan Suku ry:n hallituksen nimeämillä toimihenkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Kaikilla nimetyillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus. Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietoja.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus ja mahdollisuus itse tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyynnön voi myös osoittaa joko kirjallisesti tai sähköpostilla rekisterinpitäjän edustajalle, sukuneuvoston kirjurille.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Tiedot korjaa rekisterin ylläpitäjä yhteistyössä virheellisen tiedon antaneen toimijan kanssa.
GDPR tietoturvaseloste
Selvitys tietojen käytöstä. Yhteystietojanne käytämme vain Vitikkalan sukuyhdistys ry:n jäsenistön tiedottamiseen, kutsuihin yhdistyksen tukemiin tai järjestämiin tapahtumiin ja muihin yhdistyksen säännöissä sallittuihin toimiin/tapahtumiin. Emme myy yhteystietojanne edelleen tai käytä niitä sääntöjemme vastaisesti muilla tavoin. Huolehdimme yksityisyytenne suojasta Eurooppalaisen tietoturva-asetuksen määräysten [European General Data Protection Regulation (GDPR)] mukaisesti.
Vitikkalan Suku ry
Sukuneuvosto